Un sistem de gestionare a informațiilor cuprinde un set de metode și tehnici prin care informațiile pot fi administrate, incluzând documente de recuperare a soluțiilor, o bază de date a expertizei, liste cu discuții și motoare de căutare.
Gestionarea informațiilor reprezintă un proces sistematic de colectare, organizare și stocare a cunoștințelor angajaților, pentru a putea fi accesate și utilizate de către alți membri ai organizației.
Ascensiunea managementului inovativ într-o organizație depinde de utilizarea bunurilor companiei. Din acest motiv, de curând, a existat o inițiativă cu scopul gestionării informațiilor, care s-a finalizat cu investiții semnificative în domeniul IT.
Eforturile inițiale se referă la dezvoltarea aplicațiilor de tip depozite de informații și construirea de rețele intranet, pentru a permite acces nelimitat la resurse, indiferent de locația fizică a utilizatorului. În acest context, alături de îmbunătățirea metodelor asociate gestionării cunoștințelor, a fost dezvoltat primul sistem de gestionare a informațiilor.
Orice sistem de gestionare a informațiilor trebuie să îndeplinească două cerințe fundamentale:
- Să faciliteze munca de colaborare între utilizatorii implicați în dezvoltarea procesului de management al cunoștințelor;
- Să organizeze informația din cadrul sistemului.
Pentru a îndeplini aceste cerințe, un sistem de gestionare a cunoștințelor utilizează o serie de metode care permit integrarea acestora sub formă de: cunoștințe de bază de date sau memorie colectivă.
În acest caz, informațiile sunt structurate în unități de cunoștințe care se găsesc, de obicei, sub formă de documente. Unitățile de informații trebuie să fie organizate pentru a permite interconectarea cunoștințelor.
Cunoștințele organizatorice reprezintă rezultatul combinării răsfoirii, internalizării, socializării și externalizării. Acest proces dinamic implică definirea regulilor pentru comunicarea dintre grupurile indivizilor din cadrul organizației.
Chiar dacă uneori există perspective diferite în cadrul grupurilor, din cauza sensului și a terminologiei utilizate, comunicarea asigură partajarea resurselor și accelerarea proceselor inovatoare.
Efectele implementării unui sistem de gestionare a cunoștințelor asupra proceselor de învățare, inovare și dezvoltare a expertizei sunt greu de cuantificat.
Luând în considerare acest fapt, în general, experiența joacă un rol important în învățarea organizațională și beneficiile sistemului de gestionare cresc în momentul în care acesta este utilizat cât mai mult de către angajați.
Pe termen lung, membrii organizației își vor extinde experiența în a obține și a utiliza nu doar informațiile, dar și cunoștințele implicite care necesită un efort mai mare pentru a fi accesate.
Luând în considerare argumentele de mai sus, concluzionăm prin faptul că utilizarea sistemului de gestionare a informațiilor poate duce atât la efecte pozitive, cât și negative.
O organizație poate deveni eficientă într-un interval scurt, standardizând accesul la cunoștințe, dar își poate pierde abilitatea de a inova. Prin urmare, un sistem eficient de gestionare a cunoștințelor asigură echilibrul între procesele operaționale și cunoștințele pentru a explora soluții noi.
Pentru a implementa un sistem de gestionare a informațiilor trebuie să începi prin a localiza cunoștințele care determină dacă un utilizator va fi îndrumat către un document sau să contacteze un expert și prin definirea nivelului cunoștințelor organizației care asigură problema transformării într-o manieră care întâmpină o anumită structură logică.
De altfel, implementarea unui sistem de gestionare a informațiilor diferă de la o organizație la alta și ceea ce contează cel mai mult este numărul de angajați din cadrul acelei organizații.
Află aici de ce ai nevoie de un sistem CRM pentru organizarea informațiilor.