Te gândești adesea cât de bine ți-ar prinde o bază de date care să-ți permită o configurare mult mai amănunțită a datelor, care să-ți poată procesa datele în timp real și realiza grafice în mod automat și, care per ansamblu, să-ți facă viața mai ușoară? Atunci putem spune că Excel, cu siguranță, nu va satisface pe deplin nevoile companiei tale.
Limitările acestuia sunt dificil de gestionat și necesită investiții în plus în sisteme sau terțe servicii.
Iar atunci când timpul ne este limitat oricum, gestionarea companiei folosind Excel poate fi insuficientă și ineficientă.
Dacă ai fost pus în situația în care baza de date Excel nu a fost suficientă în gestionarea activităților companiei, ți-ar fi cel mai probabil foarte util să te documentezi cu privire la alternativele pe care le poți adopta.
Funcțiile principale ale Excel-ului
Excel este cel mai folosit instrument când vine vorba de foi de calcul, fiind folosit pentru a crea evidențe și calcule pe mai multe sortimente de date (organizate pe linii și coloane).
Pe lângă sortarea care ajută vizual utilizatorul, datele odată adăugate în forma corectă, pot fi manipulate în diverse moduri care facilitează: calcule, crearea de tabele pivot, folosirea unei plaje restrânse de date pe principii prestabilite, posibilitatea înglobării unor grafice.
Beneficiile sale răspund unor nevoi importante pentru gestionarea operațiunilor companiei, însă vin cu o serie de lipsuri și limitări, pe care le vom expune în cele ce urmează.
Beneficiile Excel
- Salvarea și analizarea de date
Multe companii folosesc Excel-ul pentru a lucra cu volume mari de date și a le filtra după un anumit criteriu. Tot el poate creea chart-uri și grafice care să ilustreze datele prelucrate sub anumite ecuații.
- Rezolvarea calculelor matematice
Excel îți permite să folosești diverse aplicații printre care VLookup, prin care poți realiza calcule pe o multitudine de variabile.
Este de asemenea întrebuințat pentru calcule matematice complexe, de care este adesea nevoie în inventariere sau în diverse alte activități esențiale pentru companie.
- Vizualizarea creativă
Această funcție pe care o are Excel-ul ajută cel care se uită la tabel să vizualizeze mai bine lucrurile importante. Cu atât mai mult, selecția pe culori (ale font-ului, ale chenarului sau umplerea celulei) poate fi folosită pentru o selecție de tipuri de date.
- Gestionarea costurilor
Fiind o foaie de date, se poate folosi pentru a înregistra costurile, a sintetiza cheltuielile (cu ajutorul coloanelor) și a calcula totalul acestora. Nu e de mirare că cele mai multe companii financiare folosesc Excel pentru contorizare.
- Crearea unui program
În cazul în care ești manager este foarte posibil să folosești deja Excelul pentru a planifica un program, luând în considerare mai mulți factori (task-uri, zile, locații).
De ce Excel nu este o alternativă pentru Afacerea ta
Deși este cel mai popular software de foi de calcul, nu este foarte intuitiv de utilizat, atât în cazul celor care au competențe digitale, cât și pentru cei care știu baza, dar nu au definițiile legate de formule.
În contextul în care un Excel este accesat de mai mulți oameni și există o discrepanță în ceea ce privește cunoașterea funcțiilor acestuia, apar diverse situații din care nu se poate ieși prea ușor, pierzându-se astfel mult timp sau chiar resurse.
Printre altele, cele mai des întâmpinate probleme în folosirea programului Excel sunt:
- Procesarea limitată a datelor
Cea mai frecventă problemă de care se lovesc utilizatorii Excel apare atunci când există o mare bază de date.
Deși programul are capacitatea de a gestiona extrem de multe informații, în practică devine complicată introducerea datelor, actualizarea lor, ținerea sub anumiți parametri și crearea de rapoarte.
Deși poate fi folosit pentru o varietate de calcule, datele nu pot fi generate în mod automat, ceea ce limitează mult capacitatea de a lucra cu un volum mare de informații deodată.
- Introducerea manuală a datelor
Excel se bazează pe crearea de analize conforme cu datele introduse anterior. În contextul unei companii mari, managerul trebuie să gestioneze un volum considerabil de informații. Sistematizarea pe care Excel ți-o poate oferi este
- Conectivitate restricționată la rețele externe
Excel îți oferă opțiunea de a te conecta la o bază de date externă, însă opțiunile și tipurile de format compatibile sunt foarte limitate.
Această limitare va însemna irosirea timpului sau a banilor pe surse alternative sau chiar nevoia de a fi autonomi atunci când nu este cazul și când ne îngreunează cu mult fluxul de lucru.
- Colaborare dificilă în cadrul proiectelor comune
Deși există opțiunea importării și exportării documentelor din suita Office pe platforma Microsoft și de a face modificări online, folosind mai multe conturi, opțiunile sunt și de această dată, limitate.
Excel a fost creat pentru întrebuințarea offline și pentru operațiuni ce nu necesită conectarea la platforme de tip Cloud.
Datele modificate online, la comun pot fi ulterior descărcate, însă această acțiune trebuie repetată ori de câte ori este nevoie, devenind astfel un proces repetitiv și anevoios.
- Gestionarea ineficientă a timpului
Conectivitatea restricționată și limitările în manipularea datelor înseamnă o necesitate constantă de a prelucra și a configura datele manual.
Iar în lipsa unui sistem automatizat care să ne scape de această grijă, managementul timpului va continua să fie o problemă.
Mai mult, în lipsa unor cunoștințe temeinice de operare Excel, configurarea datelor necesită o informare prealabilă și o verificare constantă a procesului de lucru – un alt factor major în irosirea timpului.
- Complexitatea tabelelor
Deși foarte utilă în cazul unor operații matematice complexe sau folosirea ei drept bază pentru statistici, o foaie de calcul este limitată în ceea ce privește scalabilitatea.
Dacă în cazul unei baze de date mici este perfectă, atunci când informația devine stufoasă tabele se complică foarte tare fără vreun rezultat mai bun.
Pe lângă implementarea care, fără automatizări sau importuri de date este complet ineficientă, apar probleme la nivelul performanței aplicației pentru ca, în final, să ajungă o platformă nepotrivită pentru o companie profesionistă.
Acum că ai o viziune de ansamblu asupra punctelor pro și contra, pasul următor este să pui totul în balans și să descoperi care sunt alternativele mai eficiente pentru afacerea ta.
Care sunt opțiunile mai bune?
Sisteme de management al afacerii automatizate
Pentru o mai bună integrare a informațiilor și a datelor există soluții care funcționează pe baza unui sistem automatizat.
Acesta facilitează încorporarea de orice fel de spețe interdependente între ele, care sunt organizate în așa fel încât să funcționeze eficient.
Un astfel de exemplu este un software de management cu clienții (CRM), care se bazează pe înregistrarea, stocarea și gestionarea informațiilor despre clienți, precum și operațiunile fluxului de lucru.
- Software CRM
Dat fiind faptul că au nevoie de procesarea unor multitudini de date și informații, companiile care le colectează în mod regulat necesită un software CRM.
Informațiile înregistrate pot fi utilizate pentru o varietate de lucruri, inclusiv marketing, vânzări, servicii pentru clienți și asistență.
Dacă ne gândim la o comparație între un sistem CRM și Excel, vom constata că diferențele se simt mai ales atunci când vorbim despre accesibilitate și planificarea în avans.
Diferențele dintre un sistem CRM și Excel
Dacă în cazul Excel-ului, mulți oameni necesită asistență suplimentară, oricâte competențe digitale ar avea, un software CRM este făcut pe înțelesul tuturor și este o soluție modernă, inovatoare prin faptul că înglobează toate propunerile din trecut.
Excel-ul nu este cea mai eficientă metodă de a planifica în avans programul unei echipe întregi și probabil știm cu toții asta.
Dat fiind faptul că este dificil de accesat și că atât programul cât și angajatul pot rămâne în urmă cu informația, aplicabilitatea sa poate fi recunoscută pentru cazuri izolate, care nu necesită urgentare.
O altă mare problemă ar fi și faptul că pentru a ține o evidență clară care să poată supraveghea parcursul unei activități este necesară o colectare imensă de informații care, înregistrate manual, scad eficiența.
CRM pe de altă parte este proiectat cu acest scop – poate gestiona activități, creea evidențe, introdus alarme/notificări pentru update-uri de activități într-o formă automatizată.
Automatizând procedurile și fluxurile de lucru, productivitatea companiei crește, iar timpul petrecut cu sarcinile de back-office este redus.
Un lucru foarte important este să-ți actualizezi constant baza de date. Astfel, este bine să știi clar ce clienți au implicare scăzută, cine a anulat recent sau cine este inactiv, și nu numai.
Iar cu un sistem CRM este extrem de simplu să ai o bază de date completă și complexă, datorită căreia să ai acces facil la toate informațiile de care ai nevoie.
- Integrare în aplicații mobile
Mediul online care s-a dezvoltat în ultimele decenii ne permite să comunicăm mult mai eficient intre noi.
Suntem în era vitezei și cel mai important lucru este accesibilitatea, viteza cu care putem rezolva anumite task-uri și crearea de strategii pentru o eficientizare cât mai bună.
De aceea, multe dintre platforme au ales să investească timp și bani în aplicații perfect funcționale pe telefon, care oferă aceeași stabilitate ca și variantele lor de pe PC.
Deși Excel are o aplicație și pentru telefon, ea are limitări (dat fiind faptul că nu poți integra foarte multe opțiuni pe telefon).
Din fericire însă, există tipuri de aplicații special create pentru organizarea unei echipe, lucru de luat serios în considerare atunci când ai în subordine mai mulți oameni.
Aplicații CRM direct pe telefon
De exemplu, varianta pentru telefon a unei platforme CRM îți oferă posibilitatea accesului oriunde și oricând la o varietate de informații, atât timp cât ai conexiune la internet.
Acest lucru vine în ajutorul celor care au nevoie să păstreze constant legătura, care sunt codependenți în munca lor sau pur și simplu care vor să își țină la curent echipa cu cele mai recente activități.
Datorită notificărilor automatizate (atât prin e-mail cât și prin aplicație), actualizările care țin de status, dar și de acțiunile echipei tale pot fi monitorizate în timp real.
Beneficiul pe care CRM-ul ți-l poate aduce (și Excel-ul nu) este faptul că odată ce o acțiune este începută sau terminată, ai posibilitatea creării unei alarme care să te informeze cu exactitate, lucru care ușurează munca și timpul de care ai avea nevoie căutând date în Excel.
Aplicații pentru coordonarea flotei
La nivelul aplicațiilor, mai ales în situații în care depinzi de o organizare bună a unei flote, există integrări prin GPS care vin în sprijinul construirii unei baze actualizate cu mașinile și șoferii care le conduc și a înlesnirii comunicării dintre șofer și coordonatori.
Se pot implementa în interiorul aplicațiilor integrate cu GPS funcții precum crearea de hotspoturi, mesagerie în timp real, posibilitatea creării unor notițe (vizavi de traseu, locație), dar și selectarea scopului (dacă traseul este în scop de business sau personal).
În concluzie, ca să ai o Companie cât mai eficientă, care să se dezvolte permanent și să depășească cu ușurință problemele care apar, ai nevoie de instrumentele potrivite.
Un sistem CRM și un sistem de management al flotei prin GPS sunt secretul unei afaceri de succes. Mai mult decât atât, ambele ar fi necesar să aibă și integrări în aplicațiile mobile pentru a fi cât mai ușor de utilizat.